Pour les municipalités de l’Est ontarien
Vos permis sont passés en ligne. Pas vos dossiers papier.
Les dossiers de permis, les plans et les documents du conseil sont conservés pendant des décennies, et le greffier doit les retrouver sur demande. Numérisés et indexés, ils deviennent une recherche, pas un aller-retour à la salle d’entreposage.
Déjà choisis pour les dossiers du canton de Carling.
Pourquoi c’est important
Jours ouvrables pour répondre à une demande, selon la loi. Depuis le 1er juillet 2026, les municipalités disposent de 45 jours ouvrables en vertu de la LAIMPVP, contre 30 jours civils auparavant. Chaque demande déclenche toujours le compteur, et c’est la recherche des dossiers papier qui l’épuise.
Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, Ontario, modifiée par le projet de loi 97 (en vigueur le 1er juillet 2026)
Perdues chaque semaine par personne à chercher des documents introuvables, avant même d’en recréer un seul.
Enquête d’IDC sur les travailleurs de l’information
Pour répondre à une question sur un dossier une fois les documents indexés, au lieu de plusieurs jours. Les mots de nos clients, pas les nôtres.
Utility Structures Inc.
Ce que nous numérisons
Chaque boîte de l’arrière-boutique, rendue consultable.
Des dossiers dans n’importe quel état : agrafés, annotés, pliés ou reliés. Nous les préparons à la main, les numérisons, les réassemblons si vous voulez récupérer le papier, et appliquons la ROC à chaque page pour qu’un simple nom ou numéro de dossier suffise à les trouver.
- Dossiers de permis de construire
- Plans et dessins grand format
- Procès-verbaux du conseil et des comités
- Règlements municipaux
- Dossiers fonciers et d’évaluation
- Demandes d’aménagement
“We received all the hardcopies of the documents back in the same condition they were sent with nothing being lost or damaged … We recommend Yes We Scan to other municipalities and agencies.”
Ils nous confient leurs dossiers
- Municipalité
Conservation
Services de sécurité
Ingénierie
Entreprise
Grand format
Plans, cartes et dessins. Numérisés avec le même soin.
Les plans de bâtiments, les plans d’arpentage et les dessins techniques sont numérisés, nommés selon votre convention et livrés avec le reste de vos fichiers. Sur soumission.
Demander une soumission grand formatQuestions
Les questions avant la première boîte.
Pouvons-nous commencer petit?
Oui. Commencez par une boîte de vieux permis avec l’essai gratuit, puis passez à un projet complet.
Comment sommes-nous facturés?
Un tarif convenu à la page, dans une soumission écrite. Les factures sont accompagnées du livrable, et vous pouvez vérifier le travail avant de payer.
Liste de contrôle gratuite
Les dossiers papier et le délai des demandes d’accès
Sept vérifications pour que les dossiers papier ne mettent jamais une demande d’accès en péril.
- Repérez où se trouve chaque type de dossier : permis, dossiers d’aménagement, documents du conseil, dossiers fonciers.
- Chronométrez le temps qu’il faut aujourd’hui pour trouver un vieux dossier de permis, de la demande au bureau.
- Classez les types de dossiers selon la fréquence des demandes, et commencez par le haut de la liste.
- Choisissez les champs de recherche de votre personnel, comme le numéro de rôle, l’adresse et le numéro de permis, et indexez selon ces champs.
- Tenez une chaîne de possession pour chaque boîte qui quitte le bureau.
- Confirmez votre règlement sur la conservation des documents avant de détruire un original.
- Placez les fichiers numériques là où le bureau du greffier pourra les chercher dès le premier jour.
La boîte d’essai gratuite
Commencez par une boîte de vieux permis.
Confiez-nous une boîte d’archives de documents typiques. Nous les numériserons et appliquerons la ROC pour en faire des PDF consultables, nommés selon vos consignes, et vous les retournerons en deux jours ouvrables.
Ou appelez Robert : 613-223-7359
Pour les organisations qui ont un vrai projet. Les conditions de l’essai gratuit s’appliquent.