Pour les cabinets d’avocats · Ottawa et l’Est ontarien
Numérisation de dossiers fermés pour les cabinets d’avocats d’Ottawa.
Personne ne facture le trajet jusqu’à la salle des dossiers. Nous transformons vos dossiers fermés et vos boîtes d’archives en PDF consultables, nommés selon votre système de numérotation, pour que vos avocats les trouvent en quelques secondes et que votre salle d’entreposage se vide.
Partenaire avantages membres de l’Association du Barreau du comté de Carleton, avec jusqu’à 20 % de rabais pour les membres de l’ABCC. Voir notre fiche à l’ABCC
Pourquoi c’est important
Heures facturées dans une journée de huit heures. Le taux d’utilisation moyen d’un cabinet d’avocats est de 38 %. La gestion des documents compte parmi les plus grandes pertes des cinq autres heures.
Clio Legal Trends Report, 2025
Perdues chaque semaine par avocat à gérer des documents, dont 2,3 à chercher des dossiers introuvables.
Enquête d’IDC sur les travailleurs de l’information
Le coût annuel de ce temps perdu, par avocat. Pour un cabinet de dix avocats, plus de 90 000 $.
IDC, même étude
Ce que nous numérisons
Chaque boîte de l’arrière-boutique, rendue consultable.
Des dossiers dans n’importe quel état : agrafés, annotés, pliés ou reliés. Nous les préparons à la main, les numérisons, les réassemblons si vous voulez récupérer le papier, et appliquons la ROC à chaque page pour qu’un simple nom ou numéro de dossier suffise à les trouver.
- Dossiers de clients fermés
- Dossiers d’un avocat qui prend sa retraite ou d’un cabinet qui ferme
- Dossiers immobiliers et de successions
- Boîtes de litiges
- Registres d’entreprises
- Correspondance et actes de procédure
“It has been phenomenal to find our files with several clicks … Our firm was so pleased with the quality of their work, that we have since begun a second large project with them.”
OttawaIls nous confient leurs dossiers
- Cabinet d’avocats
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Questions
Les questions avant la première boîte.
Comment protégez-vous le secret professionnel?
Votre projet est confié à un ou deux employés désignés, titulaires d’une cote Protégé B, chacun lié par une entente de confidentialité rédigée pour votre seul projet. Personne d’autre ne touche à vos dossiers.
Pouvez-vous respecter notre système de numérotation?
Oui. Chaque fichier est nommé et indexé exactement selon vos consignes, prêt pour votre système de gestion documentaire ou votre lecteur partagé.
Et si nous avons besoin d’un original?
Pendant que nous conservons vos boîtes, tout dossier original peut être récupéré en 48 heures.
Comment sommes-nous facturés?
Un tarif convenu à la page, avec des prix dégressifs pour les grandes archives. Les factures sont accompagnées du livrable, et vous pouvez vérifier le travail avant de payer.
Liste de contrôle gratuite
Fermeture ou retraite : que faire des dossiers
Sept étapes pour les dossiers fermés quand un avocat prend sa retraite ou qu’un cabinet ferme.
- Dressez la liste de chaque dossier fermé et de son lieu d’entreposage, y compris les boîtes hors site.
- Consultez les directives actuelles du Barreau de l’Ontario sur la conservation et le transfert des dossiers.
- Désignez le gardien des dossiers, et consignez-le.
- Numérisez les dossiers, nommés par numéro de dossier et par client, pour trouver n’importe lequel en quelques secondes.
- Tenez un index consultable de chaque dossier, et une copie dans un second endroit sécurisé.
- Confirmez quels originaux doivent être conservés avant de détruire quoi que ce soit.
- Obtenez un certificat de destruction pour tout original détruit.
La boîte d’essai gratuite
Envoyez-nous une boîte de dossiers fermés.
Choisissez une boîte d’archives de dossiers fermés typiques. Nous les numériserons et appliquerons la ROC pour en faire des PDF consultables, nommés selon votre système de numérotation, et vous les retournerons en deux jours ouvrables.
Ou appelez Robert : 613-223-7359
Pour les organisations qui ont un vrai projet. Les conditions de l’essai gratuit s’appliquent.