Pour les offices de protection de la nature de l’Ontario
Des décennies de permis. Consultables en quelques secondes.
Procès-verbaux du conseil, dossiers de permis et de réglementation, registres fonciers et études historiques, numérisés et indexés en une seule archive, nommés selon votre convention et manipulés avec soin.
Déjà choisis pour les dossiers d’offices de protection de la nature du Nord et de l’Est de l’Ontario, dont Conservation Sudbury.
Pourquoi c’est important
Jours ouvrables pour répondre à une demande d’accès. Le 1er juillet 2026, l’Ontario a fait passer le délai de la LAIMPVP de 30 jours civils à 45 jours ouvrables. Plus de temps, mais le compteur ne s’arrête toujours pas pour une saison chargée, un déménagement ou une fusion. Des dossiers indexés en font une simple routine.
Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, Ontario, modifiée par le projet de loi 97 (en vigueur le 1er juillet 2026)
Pour répondre à une question sur un dossier une fois les documents indexés, au lieu de plusieurs jours. Les mots de nos clients, pas les nôtres.
Utility Structures Inc.
Des pages numérisées et indexées, sans en manquer une seule. Garanti par écrit.
Garantie de rendement de Yes, We Scan!
Ce que nous numérisons
Chaque boîte de l’arrière-boutique, rendue consultable.
Des dossiers dans n’importe quel état : agrafés, annotés, pliés ou reliés. Nous les préparons à la main, les numérisons, les réassemblons si vous voulez récupérer le papier, et appliquons la ROC à chaque page pour qu’un simple nom ou numéro de dossier suffise à les trouver.
- Procès-verbaux du conseil et des comités
- Dossiers de permis et de réglementation
- Dossiers fonciers et immobiliers
- Dossiers techniques et de projets
- Plans et cartes grand format
- Rapports et études historiques
“The digitization process was executed with precision, resulting in a comprehensive and easily accessible archive of our important documents … We also appreciated the care with which you handled our historic documents.”Ils nous confient leurs dossiers
Conservation
Municipalité
Services de sécurité
Ingénierie
Entreprise
Grand format
Plans, cartes et dessins. Numérisés avec le même soin.
Les plans de bâtiments, les plans d’arpentage et les dessins techniques sont numérisés, nommés selon votre convention et livrés avec le reste de vos fichiers. Sur soumission.
Demander une soumission grand formatQuestions
Les questions avant la première boîte.
Pouvez-vous terminer avant la date de la fusion?
Donnez-nous votre date lors de l’évaluation. Nous planifions le projet en conséquence et inscrivons l’échéancier dans l’énoncé des travaux.
Pouvez-vous nommer les fichiers selon le système du nouvel office?
Oui. Les fichiers sont nommés et indexés selon la convention que vous nous donnez, pour que les dossiers de chaque partenaire forment une seule archive cohérente.
Comment les renseignements personnels des dossiers de permis sont-ils protégés?
Par six niveaux de sécurité, par du personnel Protégé B lié par notre entente de confidentialité mutuelle. Nous agissons uniquement selon vos directives.
Liste de contrôle gratuite
Permis, plans et dossiers de bassin versant
Huit étapes pour rendre des décennies de permis, de dossiers fonciers et de cartes faciles à consulter, et pour qu’ils le restent.
- Dressez la liste de chaque type de dossier papier que vous conservez, et de l’endroit où il se trouve : permis, dossiers de réglementation, dossiers fonciers, procès-verbaux, données de surveillance, cartes et plans.
- Classez-les selon la fréquence des demandes du personnel et du public, et commencez par les permis actifs et les dossiers fonciers.
- Vérifiez chaque type de dossier selon votre calendrier de conservation, pour ne pas déplacer ni numériser ce qui peut être détruit.
- Choisissez les champs de recherche de votre personnel, comme le numéro de permis, l’adresse, le numéro de rôle et le bassin versant, et indexez selon ces champs.
- Numérisez les grandes cartes et les grands plans en format réel, pour ne perdre aucun détail.
- Enregistrez tout en PDF interrogeable avec un index simple, pour que tout partenaire ou futur système puisse les ouvrir.
- Prévoyez les demandes d’accès : depuis le 1er juillet 2026, la LAIMPVP vous donne 45 jours ouvrables pour répondre, et des fichiers consultables facilitent la tâche.
- Décidez du sort des originaux : conservés, archivés ou détruits selon votre calendrier de conservation, avec un certificat de destruction.
La boîte d’essai gratuite
Commencez par une boîte.
Confiez-nous une boîte d’archives de documents typiques. Nous les numériserons et appliquerons la ROC pour en faire des PDF consultables, nommés selon vos consignes, et vous les retournerons en deux jours ouvrables.
Ou appelez Robert : 613-223-7359
Pour les organisations qui ont un vrai projet. Les conditions de l’essai gratuit s’appliquent.