Trente-six deviennent neuf. Les dossiers suivent.

La décision de l’Ontario du 10 mars 2026 regroupe les offices de protection de la nature de la province en organismes régionaux : trente-six deviennent neuf, et sept offices de l’Est fusionnent le 1er février 2027. On parle surtout de gouvernance, de limites et de budgets. On parle beaucoup moins des classeurs.

Pourtant, ces classeurs contiennent la mémoire d’un bassin versant : les décisions sur les permis et leurs motifs, les ententes foncières, les procès-verbaux du conseil, des décennies de données de surveillance et des cartes grand format que personne n’a redessinées. Un office fusionné hérite de tout cela, de plusieurs partenaires qui ont chacun leur façon de classer.

Une fusion est une occasion unique

Déplacer du papier est lent et risqué. Des boîtes se perdent, sont mal étiquetées ou ne sont tout simplement jamais déballées. Déplacer des fichiers consultables est rapide, et permet au nouvel office de partir d’une seule archive plutôt que d’une pile de collections partenaires.

Elle impose aussi la question que tout gestionnaire de documents aimerait avoir le temps de se poser : que gardons-nous vraiment? Une fusion est le moment d’appliquer votre calendrier de conservation avant que rien ne bouge, pour numériser ce qui compte et détruire, avec un certificat, ce qui ne compte plus.

Move searchable files, not truckloads of boxes.

Bien s’y prendre

Entendez-vous tôt sur une seule convention de nommage, idéalement celle du nouvel office, pour que les dossiers de chaque partenaire arrivent dans la même structure. Indexez selon les champs que le personnel et le public utilisent : numéro de permis, adresse, numéro de rôle et bassin versant. Numérisez les cartes et les plans en format réel; ce sont souvent les documents les plus difficiles à remplacer.

Et gardez les demandes d’accès à l’esprit. Les offices de protection de la nature sont assujettis à la LAIMPVP, et son délai ne s’arrête pas pour une fusion.

L’essentiel

Les nouveaux offices seront jugés sur la façon dont ils protègent les gens et le territoire. Leurs dossiers sont la preuve de chaque décision passée. Transférez cette mémoire entière, consultable et en un seul endroit, et chaque nouvel office commence avec toute l’histoire de son bassin versant.

Renseignements généraux seulement, et non des conseils juridiques ou réglementaires.