Pour les syndicats et les associations · Ottawa et partout en Ontario
Votre histoire est votre levier. Rendez-la consultable.
Conventions collectives, dossiers de griefs et d’arbitrage, notes de négociation, dossiers des membres et des décennies de procès-verbaux. Nous les transformons en PDF interrogeables, indexés comme votre personnel et vos délégués syndicaux font leurs recherches, pour que le précédent dont vous avez besoin soit à l’écran avant le début de la réunion.
Dignes de confiance depuis 2008 avec les dossiers confidentiels d’organisations d’Ottawa, y compris du secteur sans but lucratif.
Pourquoi c’est important
Personnes au Canada couvertes par une convention collective. Derrière chaque convention se trouve une trace écrite : propositions, ententes, griefs et sentences qui peuvent compter de nouveau des années plus tard.
Statistique Canada, L’état des syndicats au Canada, 2024 (données de 2023)
Quand le libellé d’une convention est ambigu, l’arbitre peut tenir compte de l’historique de négociation et de la pratique passée. Les dossiers introuvables ne peuvent pas défendre votre cause.
AFPC, région de la capitale nationale, Interpretation of collective agreements
D’anciens administrateurs, dirigeants et membres que vos registres doivent inscrire, si vous êtes constitués sous la Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif de l’Ontario.
Règlement de l’Ontario 395/21
Ce que nous numérisons
Chaque boîte de l’arrière-boutique, rendue consultable.
Des dossiers dans n’importe quel état : agrafés, annotés, pliés ou reliés. Nous les préparons à la main, les numérisons, les réassemblons si vous voulez récupérer le papier, et appliquons la ROC à chaque page pour qu’un simple nom ou numéro de dossier suffise à les trouver.
- Conventions collectives, passées et actuelles
- Dossiers de griefs et d’arbitrage
- Propositions, notes et ententes de négociation
- Demandes d’adhésion, cartes et dossiers de cotisations
- Procès-verbaux du conseil, de l’exécutif et des congrès
- Statuts, règlements et résolutions
- Bulletins, photographies et documents historiques
“I have found that the quality of images is excellent and files can be searched very easily in numerous ways.”Ils nous confient leurs dossiers
Services de sécurité
Cabinet d’avocats
Municipalité
Conservation
Ingénierie
Entreprise
“They have digitized and indexed several years of our technical project files, enabling us to now respond literally in seconds to file-related queries.”Questions
Les questions avant la première boîte.
Qui voit les renseignements personnels de nos membres?
Seulement un ou deux employés désignés, aux habilitations de sécurité établies (Protégé B), sous notre entente de confidentialité mutuelle, dans des locaux sans accès au niveau de la rue. Les dossiers de vos membres servent à votre projet, et à rien d’autre.
Pouvez-vous indexer les dossiers de griefs selon la façon dont notre personnel cherche?
Oui. Par numéro de grief, membre, employeur, article et date, ou selon toute convention que vous nous donnez, pour qu’un délégué syndical retrouve en quelques secondes tous les griefs portant sur le même article.
Nous pourrions avoir besoin d’un original pour une audience. Pouvons-nous le récupérer?
Oui. Tant que nous gardons vos boîtes, tout original peut être rappelé en 48 heures. Rien n’est détruit sans vos instructions écrites.
Et nos documents historiques et nos photographies?
Les documents fragiles et reliés sont placés à la main sur la vitre, et les photographies peuvent être numérisées en couleur. Bien des organisations gardent les originaux pour leurs archives et travaillent à partir des copies consultables.
Comment sommes-nous facturés?
Un prix convenu dans une soumission écrite, avec des prix dégressifs pour les grandes archives. Les factures accompagnent la livraison, et vous pouvez vérifier le travail avant de payer.
Liste de contrôle gratuite
Vos dossiers, prêts pour la prochaine ronde
Huit étapes pour retrouver facilement des décennies de conventions, de griefs et de procès-verbaux, avant votre prochaine séance à la table.
- Dressez la liste de chaque type de dossier papier que vous conservez, et de l’endroit où il se trouve : conventions collectives, dossiers de griefs et d’arbitrage, dossiers de négociation, dossiers des membres, procès-verbaux et règlements.
- Vérifiez ce que vous devez conserver, et pendant combien de temps, selon vos statuts, votre loi constitutive et les règles de l’ARC, avant de déplacer ou de détruire quoi que ce soit.
- Commencez par ce que vous consultez le plus : les griefs actifs, la convention en vigueur et l’historique de négociation qui la sous-tend.
- Choisissez les champs de recherche de votre équipe, comme le numéro de grief, le membre, l’employeur, l’article et la date, et indexez selon ces champs.
- Placez les renseignements personnels, comme les cartes d’adhésion et les notes médicales des dossiers de griefs, sous un accès plus restreint, selon le rôle.
- Tenez une chaîne de possession pour chaque boîte qui quitte le bureau.
- Gardez une copie de l’archive consultable dans un second endroit sécurisé, pour qu’une inondation ou un déménagement ne puisse effacer votre histoire.
- Décidez du sort des originaux : conservés pour vos archives, retournés, ou détruits avec un certificat de destruction.
La boîte d’essai gratuite
Envoyez-nous une boîte de dossiers de griefs.
Confiez-nous une boîte d’archives de documents typiques. Nous les numériserons et appliquerons la ROC pour en faire des PDF consultables, nommés selon vos consignes, et vous les retournerons en deux jours ouvrables.
Ou appelez Robert : 613-223-7359
Pour les organisations qui ont un vrai projet. Les conditions de l’essai gratuit s’appliquent.