Pour les caisses populaires et les banques communautaires
Une boîte de dossiers de membres ne peut être ni journalisée, ni sauvegardée, ni vérifiée.
Le papier est la seule partie de vos dossiers qui échappe à tout contrôle. Nous le numérisons selon les normes établies Protégé B, puis sécurisons et déchiquetons les originaux selon vos directives.
Choisis pour un projet de numérisation réalisé pour une institution de premier plan du secteur financier canadien.
Pourquoi c’est important
Coût moyen d’une violation de données au Canada. Le plus élevé jamais enregistré. Nos six niveaux de sécurité existent pour que vos dossiers de membres ne fassent jamais partie de cette histoire.
Rapport d’IBM sur le coût d’une violation de données, 2025, organisations canadiennes
Norme de sécurité qui s’applique au personnel qui prépare, numérise et indexe vos dossiers.
Pratique courante de Yes, We Scan! pour chaque projet
Pour retrouver n’importe quel dossier de membre une fois indexé, au lieu de plusieurs jours de recherche dans une salle d’entreposage.
Clients de Yes, We Scan!, dans leurs propres mots
Ce que nous numérisons
Chaque boîte de l’arrière-boutique, rendue consultable.
Des dossiers dans n’importe quel état : agrafés, annotés, pliés ou reliés. Nous les préparons à la main, les numérisons, les réassemblons si vous voulez récupérer le papier, et appliquons la ROC à chaque page pour qu’un simple nom ou numéro de dossier suffise à les trouver.
- Dossiers de membres et demandes d’ouverture de compte
- Dossiers de prêts et d’hypothèques
- Cartes de signature
- Documents du conseil et de vérification
- Dossiers des ressources humaines
“This is to confirm how pleased we are with your document digitization services on behalf of our Client, a prominent member of Canada’s financial sector. Your staff have been exemplary … This successful project has directly [led] to additional ongoing work with the client.”Ils nous confient leurs dossiers
Services financiers
Services de sécurité
Ingénierie
Cabinet d’avocats
Entreprise
Municipalité
“We have access to all our files at the tip of our fingers with all the files on the network.”anciennement Advantage Securico“This high security project required detailed scanning and indexing of confidential medical records … it was completed in the promised time and on budget.”Questions
Les questions avant la première boîte.
Comment les dossiers de membres sont-ils protégés?
Par six niveaux de sécurité, par un ou deux employés titulaires d’une cote Protégé B, liés par notre entente de confidentialité mutuelle, dans des locaux sans accès au niveau de la rue.
Qu’arrive-t-il au papier ensuite?
Retourné, entreposé avec récupération en 48 heures, ou détruit de façon sécuritaire sur votre directive signée, avec un certificat de destruction.
Pouvons-nous vérifier le travail avant de payer?
Oui. Les factures sont accompagnées du livrable, et vous choisissez les boîtes à examiner avant de payer.
Liste de contrôle gratuite
Dossiers des membres : combler l’écart du papier
Sept étapes pour soumettre les dossiers papier des membres au même contrôle que tout le reste.
- Dressez la liste de chaque type de dossier papier : dossiers des membres, documents de prêts et d’hypothèques, cartes de signature et procès-verbaux.
- Vérifiez ce que vous devez conserver, et pendant combien de temps, selon CANAFE et votre organisme de réglementation (l’ARSF en Ontario), avant de déplacer ou de détruire quoi que ce soit.
- Commencez par les dossiers qu’on ne peut aujourd’hui ni journaliser, ni sauvegarder, ni vérifier.
- Choisissez les champs de recherche de votre personnel, comme le numéro de membre, le numéro de compte, le nom et la date, et indexez selon ces champs.
- Tenez une chaîne de possession et un registre des boîtes scellées pour chaque boîte qui quitte la succursale.
- Limitez l’accès aux fichiers numériques selon le rôle, et consignez qui les consulte.
- Obtenez un certificat de destruction pour tout original détruit.
La boîte d’essai gratuite
Essayez-nous, sans frais.
Confiez-nous une boîte d’archives de documents typiques. Nous les numériserons et appliquerons la ROC pour en faire des PDF consultables, nommés selon vos consignes, et vous les retournerons en deux jours ouvrables.
Ou appelez Robert : 613-223-7359
Pour les organisations qui ont un vrai projet. Les conditions de l’essai gratuit s’appliquent.