L’écart du papier dans les dossiers des membres.

Les caisses populaires investissent de vrais efforts pour protéger leurs dossiers numériques : contrôles d’accès, sauvegardes, pistes de vérification et plans d’intervention. Puis, à quelques mètres de la salle des serveurs, reposent des boîtes de cartes de signature, de dossiers de prêts et de demandes d’ouverture de compte sans aucune de ces protections.

Le papier est la seule partie de la plupart des fonds documentaires qui ne peut pas dire qui l’a ouvert, qui ne peut pas être restaurée en cas de perte, et qui ne peut pas être consultée quand un organisme de réglementation appelle.

Ce que les règles exigent

Les directives de CANAFE sur la tenue de documents demandent aux entités financières de conserver la plupart des documents pendant au moins cinq ans, et les cartes de signature et de nombreux documents de compte pendant cinq ans après la fermeture du compte. Les documents doivent pouvoir être fournis dans les 30 jours suivant une demande. Les documents électroniques sont acceptés, pourvu qu’une copie papier puisse être produite facilement. Un organisme de réglementation provincial peut exiger plus.

Autrement dit, les règles s’intéressent moins au support, papier ou numérique, qu’à votre capacité de produire le document, intact et à temps.

Paper can’t be logged, backed up or audited. Digital records can.

Combler l’écart

Dressez la liste de chaque type de dossier papier que vous détenez, et vérifiez ce que vous devez conserver et pendant combien de temps, pour ne pas déplacer ni numériser ce qui peut être détruit. Commencez par les dossiers que vous pouvez le moins vous permettre de perdre.

Numérisez dans les conditions que vous accepteriez pour vos propres systèmes : des personnes connues, une chaîne de possession documentée et des boîtes scellées. Puis limitez l’accès aux fichiers numériques selon le rôle, consignez qui les consulte, et conservez le certificat de destruction de tout original détruit.

L’essentiel

Vos membres vous confient leur vie financière. Soumettre le papier aux mêmes contrôles que tout le reste, c’est ainsi que cette confiance se garde, discrètement et entièrement.

Renseignements généraux seulement, et non des conseils juridiques ou réglementaires.