Sécurité et garanties
Vos dossiers restent toujours entre de bonnes mains.
Chaque projet est réalisé selon six niveaux de sécurité et une garantie de rendement écrite : 100 % de vos pages numérisées et indexées, pas une seule manquée.
Lire notre entente de confidentialité mutuelle (PDF, en anglais)
Six niveaux de sécurité
En place chaque jour, pour chaque projet.
Les mêmes contrôles s’appliquent, que vous nous confiiez une boîte ou plusieurs centaines. Ils sont inscrits dans nos procédures quotidiennes et dans chaque entente de service que nous signons.
- 01
Personnel Protégé B
Du personnel très expérimenté, titulaire d’une cote de sécurité établie (Protégé B), prépare, numérise, indexe et nomme tous les fichiers numérisés.
- 02
Surveillance 24 h sur 24, 7 jours sur 7
Surveillance électronique des locaux 24 heures sur 24, avec intervention de sécurité au besoin.
- 03
Accès restreint
Les lieux de production et d’entreposage des documents sont fermés aux personnes non autorisées, aux visiteurs et au public.
- 04
Ententes de confidentialité par projet
Chaque projet est confié à un ou deux employés désignés, qui signent une entente de confidentialité propre à ce projet.
- 05
Aucun accès au niveau de la rue
Aucune de nos aires de numérisation, d’indexation, d’administration ou d’entreposage n’est accessible depuis la rue.
- 06
Supervision par la direction
Des membres de la direction surveillent visuellement l’installation de production chaque jour.
Chaîne de possession
Vous savez toujours où sont vos dossiers.
- CueilletteNombre de boîtes confirmé par signature à votre bureau
- PréparationPar le personnel désigné pour votre projet
- NumérisationDans des locaux sans accès depuis la rue
- Contrôle de la qualité en trois étapesPréparation, nombre de pages, indexation
- LivraisonClé USB ou votre portail sécurisé
- OriginauxRetournés, entreposés ou détruits sur votre directive signée
“We received all the hardcopies of the documents back in the same condition they were sent with nothing being lost or damaged.”
Chaque boîte a son registre
Comptée à l’arrivée. Comptée au départ. Signée.
Chaque boîte que nous recueillons a sa propre fiche de registre. Elle accompagne la boîte de votre bureau jusqu’à notre numériseur, puis au retour : rien ne se perd et rien n’est approximatif.
- 1Chaque dossier comptéNous notons combien de dossiers sont arrivés dans chaque boîte.
- 2Chaque page comptéeLes pages sont comptées pour chaque dossier, pour un total exact.
- 3Qui s’en est occupé, et quandLa préparation et la numérisation sont chacune signées, avec initiales et heures.
- 4Des heures visiblesLes totaux figurent dans votre sommaire de fin de projet : vous voyez comment le prix a été établi.
| N° de dossier | Nom du dossier | Pages |
|---|---|---|
| 3456789 | Example LLP | 440 |
| 1234567 | R.T. Jones & Sons | 365 |
| 4404258 | Jones, R. | 573 |
| 4404259 | Jones, R. & M. | 688 |
| 1234560 | 1234560 Canada Inc. | 651 |
| Total des pages | 2 717 | |
| Préparation | Initiales | Numérisation et indexation | Initiales | |
|---|---|---|---|---|
| Début | 21 nov. · 10 h | J. | 22 nov. · 9 h | R. |
| Arrêt | 21 nov. · 13 h | J. | 22 nov. · 12 h | R. |
| Reprise | 21 nov. · 14 h 30 | J. | 22 nov. · 13 h | R. |
| Arrêt | 21 nov. · 16 h | J. | 22 nov. · 14 h | R. |
| Heures | 4,5 | 4,0 | 8,5 |
Garantie de rendement
Garanti par écrit, pas en petits caractères.
Notre système manuel a été conçu, testé et éprouvé pour que chaque page soit vue et vérifiée deux fois : une fois à la préparation, une fois à la numérisation.
Des documents sources numérisés et indexés
Chaque page est observée et vérifiée pendant la préparation et la numérisation, selon le système que nous appliquons depuis 2008.
Des pages manquées
Rien de moins que 100 % n’est acceptable quand les dossiers sont conservés pour consultation future.
De payer, vous vérifiez
Les factures sont accompagnées du livrable. Choisissez les boîtes à examiner, puis payez.
“The first two projects were audited and I am happy to report that they have passed our stringent quality control.”
La boîte d’essai gratuite
Essayez-nous, sans frais.
Confiez-nous une boîte d’archives de documents typiques. Nous les numériserons et appliquerons la ROC pour en faire des PDF consultables, nommés selon vos consignes, et vous les retournerons en deux jours ouvrables.
Ou appelez Robert : 613-223-7359
Pour les organisations qui ont un vrai projet. Les conditions de l’essai gratuit s’appliquent.