Le dernier dossier que vous fermez.

Une carrière juridique laisse une longue trace écrite. Chaque dossier fermé est une promesse tenue envers un client, et certaines de ces promesses survivent à l’avocat qui les a faites. Quand un avocat prend sa retraite ou qu’un cabinet ferme, les dossiers, eux, ne prennent pas leur retraite.

Combien de temps, c’est assez?

Il n’existe pas de règle unique. LAWPRO, l’assureur des avocats de l’Ontario, propose depuis longtemps quinze ans comme point de départ raisonnable, en lien avec le délai de prescription ultime de la Loi de 2002 sur la prescription des actions de l’Ontario. Certains dossiers méritent beaucoup plus : immobilier, testaments et successions, droit de la famille, et tout ce qui concerne des mineurs ou des clients inaptes.

Consultez les directives actuelles du Barreau de l’Ontario sur la conservation, le transfert et la destruction des dossiers avant de décider.

Decide each file’s future once, and write it down.

Le travail qu’on remet à plus tard

Dressez la liste de chaque dossier fermé et de son emplacement, y compris les boîtes entreposées hors site. Désignez un gardien, pour que les anciens clients sachent qui appeler. Puis décidez, dossier par dossier ou par catégorie, ce qui est conservé, transféré, numérisé ou détruit.

Des dossiers fermés numérisés, nommés par numéro de dossier et par client, transforment un sous-sol rempli de boîtes en une archive qu’un successeur peut consulter en quelques secondes. Gardez l’index dans un second endroit sécurisé. Quand des originaux sont détruits, obtenez un certificat de destruction, pour que la trace de ce qui s’est passé soit aussi solide que les dossiers l’étaient.

L’essentiel

Bien fermer un cabinet est le dernier geste de service à la clientèle. Il protège les anciens clients, il protège votre successeur, et il vous permet de partir en sachant que chaque promesse est encore tenue.

Renseignements généraux seulement, et non des conseils juridiques ou réglementaires.