Garder, numériser ou déchiqueter : une seconde vie pour les bons dossiers.

Demandez à la plupart des organisations ce que contient leur salle d’entreposage, et la réponse honnête est « tout ». Les vieux dossiers restent parce que personne n’a le temps de décider, et que décider semble risqué. Alors les boîtes se multiplient, le loyer continue d’être payé, et la salle devient tranquillement l’endroit où l’information va se faire oublier.

Tout numériser n’est pas la solution. Cela ne fait que déplacer le désordre dans un plus petit espace. La meilleure question est plus simple : à quoi sert chaque dossier?

Trois piles honnêtes

Gardez les dossiers que vous devez conserver, ou qui ont un poids juridique, historique ou personnel en tant qu’originaux : ententes signées, actes, testaments originaux et documents historiques irremplaçables, avec une copie consultable pour l’usage courant.

Numérisez les dossiers que les gens doivent encore retrouver. Si quelqu’un l’a cherché ces dernières années, ou si un organisme de réglementation, un client ou un membre pourrait le demander, il devrait être consultable. C’est habituellement la plus grosse pile, et celle qui rapporte le plus vite.

Déchiquetez les dossiers dont la période de conservation est échue et qui n’ont plus d’utilité. Détruisez-les de façon sécurisée, obtenez un certificat, et profitez de l’espace.

The goal isn’t less paper. It’s no more searching.

Décider sans comité

Partez de votre calendrier de conservation, ou des règles de votre secteur si vous n’en avez pas. Puis demandez aux personnes qui cherchent : que cherchent-elles, et comment? Leurs réponses vous disent quoi numériser d’abord et comment le nommer.

Ensuite, procédez par étapes. Une boîte d’une série typique suffit pour tester le nommage, l’indexation et la qualité avant de vous engager dans un projet complet. C’est pourquoi notre essai gratuit porte sur une boîte.

L’essentiel

Les dossiers existent pour être retrouvés. Donnez aux bons une seconde vie sous forme de fichiers consultables, retirez les autres avec soin, et la salle d’entreposage cesse d’être une dépense pour devenir une ressource.

Renseignements généraux seulement, et non des conseils juridiques ou réglementaires.